Nedskrivning av kundfordringar: bokföra kundförlust
Att hantera kundförluster är en del av verkligheten för alla företag. Men hur skriver man egentligen ned en kundfordran som har blivit obetald, och när ska man betrakta den som en kundförlust? I den här artikeln kommer vi att gå igenom när en kundförlust är befarad, konstaterad och även återvunnen, samt hur du ska bokföra dessa olika scenarier.
Befarad kundförlust
Om det finns misstanke om att en kund inte kommer att betala kan en kundfordran betraktas som en potentiell kundförlust. Bedömningen av behovet av nedskrivning baseras på en helhetsbedömning av alla omständigheter i det specifika fallet. Tecken på att det finns ett nedskrivningsbehov av en kundfordran kan vara att fordran, trots upprepade krav, inte har betalats.
Exempel:
Anta att du har en faktura på 3 600 kr exklusive moms, vilket totalt blir 4 500 kr inklusive moms. Om du tror att denna inte kommer att bli betald, kan du boka detta som en befarad kundförlust. I ditt bokföringssystem skulle det se ut så här:
Konto 6352 (befarade kundförluster): 3 600 kr (debet)
Konto 1519 (nedskrivning av kundfordringar): 3 600 kr (kredit)
Viktigt att veta: Du får inte återföra momsen på befarad kundförlust. Förlusten måste vara konstaterad.
Konstaterad kundförlust
En kundförlust anses vara konstaterad vid flera olika tillfällen, till exempel vid konkurs, ackord, utmätningsförsök där tillgångar saknades, eller om du med stor sannolikhet vet att kunden av någon annan anledning inte kommer att betala.
Exempel:
Anta nu att det visar sig att kunden inte kommer att betala den tidigare nämnda fakturan. Du skulle då bokföra följande:
Konto 6351 (konstaterade kundförluster): 3 600 kr (debet)
Konto 1510 (kundfordringar): 4 500 kr (kredit)
Konto 2610 (utgående moms): 900 kr (debet)
Konto 1519 (nedskrivning av kundfordringar): 3 600 kr (debet)
Konto 6352 (befarade kundförluster): 3 600 kr (kredit)
I detta fall återförs den utgående momsen och de tidigare bokförda befarade kundförlusterna krediteras.
Återvunnen kundförlust
Ibland kan en tidigare konstaterad kundförlust faktiskt bli betald. Denna situation kallas för en återvunnen kundförlust.
Exempel:
Anta att den tidigare nämnda kunden, mot förväntan, betalar fakturan. Du skulle då bokföra följande:
Konto 1930 (Bankkonto): 1 250 kr (debet)
Konto 3950 (Återvunna, tidigare avskrivna kundfordringar): 1 000 kr (debet)
Konto 2611 (Utgående moms): 250 kr (debet)
Observera att när en återvunnen kundförlust bokförs, måste man även ta hänsyn till momsen som tidigare återförts.
Sammanfattning
Att hantera kundförluster kan vara en komplicerad process, men genom att förstå skillnaderna mellan befarade och konstaterade kundförluster och hur man bokför varje situation, kan du säkerställa att ditt företag hanterar dessa situationer korrekt.
Kom ihåg att varje situation är unik och att det är viktigt att du alltid konsulterar med en professionell redovisningskonsult eller skatteexpert innan du gör några större beslut gällande ditt företags ekonomi.
För mer information om detta och andra relaterade ämnen, håll ögonen öppna för uppdateringar och nya inlägg på vår blogg under 2023.
Viktigt att tänka på när du bokför kundförluster
När du hanterar kundförluster är det viktigt att förstå och känna till några grundläggande principer.
Identifiera och hantera befarade kundförluster: Befarade kundförluster är de som du tror inte kommer att betalas. Detta kan vara på grund av kundens bristande betalningsförmåga, eller att kunden har gått i konkurs. Det är viktigt att du regelbundet granskar dina kundfordringar och identifierar eventuella befarade förluster för att kunna hantera dem korrekt.
Förstå vad som utgör en konstaterad kundförlust: En konstaterad kundförlust är en skuld som du har bestämt inte kommer att bli betald. Det finns specifika kriterier som måste uppfyllas för att en kundförlust ska anses vara konstaterad, inklusive konkurs, ackord och utmätningsförsök där tillgångar saknas.
Känn till processen för bokföring av kundförluster: Hur du bokför en kundförlust beror på om förlusten är befarad eller konstaterad. Att känna till rätt bokföringsprocess hjälper till att säkerställa att ditt företags ekonomi redovisas korrekt.
Hantera återvunna kundförluster: Ibland kan en tidigare konstaterad kundförlust faktiskt bli betald. Det är viktigt att veta hur man hanterar och bokför dessa situationer.
Vanliga frågor
Fråga: Måste jag bokföra en kundförlust direkt när jag tror att en faktura inte kommer att bli betald?
Svar: Du behöver inte bokföra en kundförlust direkt. Istället kan du markera det som en befarad kundförlust om du tror att kunden inte kommer att betala. Men när det finns bevis för att fakturan definitivt inte kommer att bli betald, exempelvis om kunden har gått i konkurs, bör du bokföra det som en konstaterad kundförlust.
Fråga: Vad händer om en tidigare konstaterad kundförlust faktiskt blir betald?
Svar: Om en tidigare konstaterad kundförlust faktiskt blir betald, kallas detta för en återvunnen kundförlust. Du skulle då behöva bokföra detta på rätt sätt, vilket inkluderar att justera för den tidigare återförda momsen.
Denna artikel har som mål att vara en grundläggande guide för att hantera och bokföra kundförluster. Dock kan regler och bestämmelser variera beroende på specifika omständigheter, så det är alltid bäst att konsultera med en professionell rådgivare eller revisor när du hanterar dessa frågor.